Mercado Público
Las órdenes de compra son el instrumento central para concretar ventas al Estado a través de la plataforma Mercado Público . Si tu empresa provee bienes o servicios a organismos públicos, es fundamental entender cómo funcionan las órdenes de compra, desde su emisión hasta su recepción y gestión. En este artículo, explicamos en detalle el proceso paso a paso, las obligaciones del proveedor, consideraciones prácticas y las últimas actualizaciones normativas relacionadas. El tono es cercano pero profesional, para que puedas manejar con confianza tus órdenes de compra y fortalecer la relación contractual con el Estado.
¿Qué es una Orden de Compra en Mercado Público?
Una Orden de Compra (OC) en Mercado Público es un documento electrónico, con numeración única, que un organismo público (comprador) emite a favor de un proveedor a través de la plataforma. En este documento se solicita formalmente la entrega de un producto o servicio, especificando detalles como precio, cantidad y condiciones de entrega. En términos simples, la orden de compra es un compromiso de compra por parte del Estado, equivalente a una oferta de trabajo para el proveedor, donde quedan establecidas todas las condiciones previas a la ejecución del contrato.
La OC constituye un acto administrativo y legal que respalda la adquisición, y su emisión marca la formalización de la contratación. El proveedor que la recibe debe aceptarla o rechazarla en el sistema. En caso de rechazo, es obligatorio justificar el motivo, ya que un rechazo injustificado podría conllevar sanciones por parte del organismo comprador (por ejemplo, el cobro de la boleta de garantía de seriedad de la oferta). Por lo tanto, desde el momento en que se emite una orden de compra, ambas partes adquieren derechos y obligaciones concretas.
Proceso de Emisión de la Orden de Compra
El proceso inicia cuando resultas adjudicado en una licitación, compra ágil, convenio marco u otro mecanismo de compra pública. Una vez tomada la decisión de compra a tu favor, la unidad compradora genera la Orden de Compra en el sistema Mercado Público y la envía electrónicamente al proveedor (es decir, a tu empresa) a través de la plataforma. Esta OC queda registrada con un código único de identificación y es accesible desde tu escritorio de proveedor en mercadopublico.cl. Ten presente que, para poder recibir órdenes de compra, debes estar inscrito y hábil en el Registro de Proveedores administrado por ChileCompra (es decir, con tu inscripción vigente y sin inhabilidades). De lo contrario, el organismo no podrá emitirte una orden, ya que desde finales de 2024 se exige que el oferente esté formalmente registrado y vigente para participar en compras públicas.
¿Qué información contiene una Orden de Compra? Al abrir la OC en la plataforma, encontrarás todos los detalles relevantes de la transacción, que debes revisar cuidadosamente. Una orden de compra típica incluye elementos como:
Código único de la orden (identificador alfanumérico único).
Fecha de emisión de la orden.
Información del comprador: organismo público, unidad de compra y datos de contacto.
Información del proveedor: datos de tu empresa (nombre, RUT, dirección registrada, etc.).
Descripción de los bienes o servicios solicitados, con sus especificaciones.
Cantidades y precios unitarios acordados, con el valor total de la orden.
Método de despacho o entrega estipulado (por ejemplo, retiro en bodegas, despacho a domicilio, envío electrónico tratándose de servicios, etc.).
Plazo y condiciones de pago, incluyendo modalidad (transferencia electrónica, siempre) y plazo en días para el pago.
Todos estos datos condicionan la transacción; asegúrate de que coincidan con lo que ofertaste o acordaste con el organismo. Si detectas errores o discrepancias en la orden (por ejemplo, monto incorrecto, dirección de entrega equivocada, etc.), tienes la posibilidad de solicitar una corrección. En la práctica, esto implica rechazar la orden con la debida justificación, tras lo cual el organismo comprador podrá corregir la información y reenviarte la orden enmendada. Recuerda que cada orden lleva un código único cuyos segmentos indican la unidad de compra, el número correlativo de la compra en el año, el tipo o modalidad de compra, y el año en curso. Este código será la referencia principal para toda la gestión (entrega, facturación y seguimiento del pedido).
Nota: Las órdenes de compra generadas en Mercado Público son documentos de carácter público. Cualquier ciudadano o proveedor puede consultar una OC en el portal, lo que garantiza transparencia. Por esta razón, los organismos no pueden incluir datos personales sensibles (como información confidencial de personas) en estos documentos. Todos los antecedentes contractuales relevantes deben estar en la OC o en sus documentos adjuntos de manera que cumplan con las normas de publicidad de la Ley de Compras Públicas.
Recepción y Aceptación de la Orden de Compra por el Proveedor
Cuando el comprador emite la orden de compra, ésta queda en estado “Enviada al proveedor” (pendiente de gestión por tu parte). Recibirás una notificación (vía correo electrónico registrado en tu cuenta de Mercado Público) informando que tienes una nueva OC. A partir de ese momento, recae sobre ti, como proveedor, la obligación de ingresar a la plataforma y gestionar la orden. Los pasos clave que debes seguir son:
Revisar la orden detalladamente: Ingresa a tu escritorio en Mercado Público y abre la OC. Verifica nuevamente cada elemento: ítems, cantidades, precios, fechas de entrega, dirección de despacho, condiciones especiales y de pago. Asegúrate de comprender a cabalidad lo que el organismo te está pidiendo y las obligaciones que implica. Si algo no calza con tu oferta o acuerdo, comunícalo de inmediato a la entidad compradora (vía foro de la licitación, correo oficial o teléfono) y considera la opción de rechazar la orden para que sea corregida tal como mencionamos anteriormente.
Aceptar o rechazar la orden en el sistema: En la misma interfaz de la OC aparecerán botones u opciones para “Aceptar” o “Rechazar” la orden.
Si todo está correcto, procede a Aceptar la orden de compra. Esto dejará la OC en estado Aceptada dentro del sistema y formaliza el acuerdo. Importante: No entregues productos ni inicies la prestación del servicio antes de aceptar oficialmente la OC en Mercado Público. La aceptación es lo que perfecciona el contrato de compra; es decir, hasta que no aceptas, no existe obligación contractual exigible (no hay “luz verde” para despachar). Aceptar la orden equivale a firmar el contrato cuando este documento actúa como tal.
Si identificaste un problema grave o no puedes cumplir con lo solicitado, tienes la opción de Rechazar la orden de compra, indicando una causa justificada. El sistema te solicitará ingresar una justificación escrita. Sé claro y específico en la razón (por ejemplo: “error en precio consignado”, “stock no disponible en las cantidades requeridas”, etc.). Ten en cuenta que un rechazo es una situación excepcional; al postular a una licitación o cotización se espera que cumplas tu oferta. Un rechazo injustificado podría acarrear medidas en tu contra, como que la entidad haga efectiva la garantía de seriedad de la oferta (si existía) e incluso observaciones a tu desempeño. De hecho, ChileCompra establece que rechazar o no aceptar órdenes de compra de forma reiterada constituye un mal uso del sistema y puede conllevar el bloqueo de tu usuario proveedor en Mercado Público. Por ello, utiliza el rechazo solo cuando esté plenamente justificado y hayas comunicado la situación al comprador.
Estados posteriores a la emisión: Además del estado “Enviada al proveedor” (inicial) y “Aceptada” o “Rechazada” (tras tu decisión), existen otros estados de la OC que es útil conocer:
En Proceso: Indica que la orden ha sido emitida y aún no ha sido aceptada por el proveedor (es decir, está en trámite). En algunos reportes, una OC pendiente de aceptación puede figurar como “en proceso”.
Solicitud de cancelación: Este estado se presenta si el organismo comprador inicia una anulación de la orden. A veces, por razones administrativas o presupuestarias, la entidad puede pedir cancelar una OC ya emitida. En la plataforma, esto suele ocurrir mediante una solicitud de cancelación que queda registrada. Si ves este estado en tu orden, significa que el comprador desea dejarla sin efecto. Por política del sistema, dicha solicitud se consolida como definitiva 24 horas después de emitida. En otras palabras, el comprador te notifica la intención de cancelar, y salvo que hayas planteado alguna objeción válida de último minuto, la orden quedará anulada. Como proveedor, cuando una OC es cancelada de mutuo acuerdo, no se consideran incumplimientos (no es lo mismo que un rechazo unilateral tuyo).
Recepción conforme: Aparece más adelante, cuando el comprador certifica haber recibido a satisfacción los bienes o servicios. Hablaremos de este estado en la siguiente sección, ya que está vinculado a la etapa de ejecución y pago.
En resumen, tu obligación inicial al recibir una orden de compra es gestionarla oportunamente en el sistema: revisarla, aceptarla si estás en condiciones de cumplir (lo que formaliza el compromiso), o rechazarla justificadamente si hay un error o impedimento insalvable. No dejes pasar el tiempo sin actuar, ya que la falta de respuesta podría interpretarse como falta de interés o derivar en cancelaciones automáticas en perjuicio de tu negocio.
Ejecución de la Orden: Entrega del Pedido y Recepción Conforme
Una vez que has aceptado la orden de compra, se considera que existe un contrato vigente entre tu empresa (proveedor) y el organismo público (comprador), con las condiciones establecidas en la OC y en las bases de la licitación o negociación previa. A partir de aquí, ambas partes deben cumplir sus compromisos:
Entrega de los bienes o servicios: Como proveedor, debes proceder a entregar lo solicitado de acuerdo a las condiciones pactadas. Respeta los plazos de entrega indicados en la orden, el lugar y forma de entrega (por ejemplo, si se indicó despacho a cierta dirección, o habilitación de un servicio en línea, etc.), y cualquier requisito adicional (instalación, capacitación, documentos, garantías, etc. si correspondieran). Al momento de la entrega física de bienes, es buena práctica emitir una guía de despacho que referencie el número de la Orden de Compra y detalle lo entregado, para respaldo de ambas partes. Si se trata de un servicio, probablemente deberás notificar por correo o a través de la plataforma (cuando aplique) que el servicio ha sido realizado, adjuntando informes de cumplimiento si fueran requeridos.
Recepción conforme por parte del comprador: Una vez que el organismo recibe tus productos o constata la prestación del servicio, corresponde que registre la “Recepción Conforme” en el sistema Mercado Público. La recepción conforme es la confirmación oficial de que el proveedor cumplió con la entrega a satisfacción del comprador, en cantidad y calidad acordadas. Este paso es crítico, pues en muchos casos habilita el proceso de facturación y pago. El usuario comprador encargado debe ingresar al sistema, ubicar la OC y marcar la recepción conforme (puede ser total o parcial si el contrato lo permite). Al hacerlo, la orden pasará al estado “Recepción Conforme” dentro de la plataforma. Algunos organismos pueden generar además un acta o documento de recepción física, pero lo relevante para efectos de pago es que la recepción quede registrada electrónicamente.
Facturación electrónica y trámite de pago: Con la recepción conforme registrada, ya puedes emitir la factura electrónica por el monto correspondiente a la OC (o la parte entregada, según corresponda). En Chile, los organismos públicos están obligados a pagar vía transferencia electrónica a la cuenta bancaria que hayas registrado, nunca en efectivo ni cheque. Por ello, asegúrate de tener tus datos bancarios actualizados en tu perfil de proveedor. Al confeccionar la factura, referencia el número de la Orden de Compra para facilitar la identificación y concordancia en los sistemas financieros del Estado. Muchos servicios públicos utilizan sistemas integrados (SIGFE y otros) que reciben automáticamente las órdenes de compra y las relacionan con las facturas recibidas. El plazo de pago efectivo dependerá de lo estipulado en las bases de la licitación o en la misma orden; generalmente, suele ser 30 días desde la recepción de la factura, salvo que se especifique otro término. Las condiciones de pago (días para pagar, eventuales multas por atraso, etc.) deberían estar detalladas en las bases de la compra, así que es importante que las hayas revisado antes.
Seguimiento del pago: Actualmente, Mercado Público ofrece herramientas para dar seguimiento a tus pagos. Por ejemplo, si tu empresa emite Documentos Tributarios Electrónicos (DTE), el sistema te permite visualizar información sobre tus facturas asociadas a la orden de compra. Además, existe la opción de ingresar “solicitudes de pago” a través de la plataforma, donde puedes monitorear el estado de tus facturas y, en caso de retrasos, interponer reclamos formales por pago atrasado. Estas funcionalidades ayudan a transparentar el proceso y a que puedas tomar acción oportuna si un organismo se demora más de lo debido en pagar. También, gracias a las últimas modernizaciones, la plataforma mercadopublico.cl muestra información histórica de cada organismo comprador, incluyendo su desempeño en tiempos de pago y reclamos de proveedores. Esto te permite conocer qué tan cumplidor es tu cliente estatal y prepararte en consecuencia.
En esta etapa de ejecución, tu principal obligación es cumplir exactamente con lo comprometido en la orden de compra (salvo que ambas partes acuerden alguna modificación menor por escrito). Recuerda que el cumplimiento no solo implica entregar el producto, sino hacerlo dentro del plazo y con la calidad ofertada. Cualquier incumplimiento puede derivar en multas (si estaban estipuladas), evaluaciones negativas e incluso en sanciones mayores. Una vez completada la entrega y habiendo facturado, queda esperar el pago. Si has seguido los pasos correctamente, la entidad debería procesar tu factura y realizar la transferencia en el plazo acordado. Si el pago se retrasa injustificadamente más allá de los plazos legales o pactados, tienes derecho a reclamar formalmente; todas las instituciones públicas tienen la obligación de pagar sus deudas y enfrentan control de organismos fiscalizadores en caso de morosidad.
Normativas y Cambios Recientes en Mercado Público (2024-2025)
El sistema de compras públicas de Chile ha experimentado cambios normativos importantes recientemente, orientados a modernizar el proceso y hacerlo más accesible para los proveedores (especialmente pequeñas empresas). A continuación, resumimos algunas actualizaciones clave que afectan la gestión de órdenes de compra y la relación contractual con el Estado:
Nuevo umbral de Compra Ágil (2024): A partir de diciembre de 2024, se elevó el límite para las Compras Ágiles de 30 UTM a 100 UTM, lo que equivale aproximadamente a $6,7 millones de pesos chilenos. Las Compras Ágiles son compras de menor monto que se tramitan de forma expedita, sin licitación formal. Con este cambio, más compras podrán canalizarse por esta vía rápida. Además, en esta modalidad se implementó una preferencia por las Empresas de Menor Tamaño: en una primera instancia solo pueden cotizar proveedores MYPE, y solo si no aparecen ofertas de tales empresas, el organismo puede considerar oferentes de mayor tamaño. Esto incentiva la participación de pymes en las compras del Estado. Para ti como proveedor, significa que operaciones de hasta 100 UTM podrán concretarse simplemente mediante la emisión y aceptación de la orden de compra, sin necesidad de firmar un contrato adicional, dado el menor riesgo involucrado.
Formalización contractual simplificada: En línea con lo anterior, la normativa establece que para compras bajo 100 UTM (Compras Ágiles) no se requerirá la firma de un contrato por separado; la orden de compra aceptada será suficiente para formalizar el acuerdo. Incluso para licitaciones mayores a 100 UTM pero inferiores a 1000 UTM, tratándose de bienes estandarizados o de simple especificación, se podrá prescindir de un contrato escrito tradicional, usando la OC como instrumento contractual. En cambio, para montos superiores a 1000 UTM, o operaciones de alta complejidad, sí se exige suscribir un contrato formal (una ficha de contrato registrada en el sistema, firmada por las partes, posiblemente con toma de razón de Contraloría si aplica). Esto implica que como proveedor debes estar preparado: en compras pequeñas, la aceptación de la OC es tu única acción contractual, mientras que en adjudicaciones grandes deberás además gestionar la firma de contrato y garantías de fiel cumplimiento si corresponde.
Registro de Proveedores y habilitación obligatoria: Otra modificación relevante es que ahora es obligatorio estar inscrito y vigente en el Registro de Proveedores de ChileCompra para participar en cualquier procedimiento de compra pública o para poder recibir una orden de compra. El Registro de Proveedores exige mantener al día cierta documentación (antecedentes legales de la empresa, declaración jurada de beneficiarios finales, etc.) y el pago de una tarifa anual (diferenciada según tamaño de empresa). Desde fines de 2024, la plataforma Mercado Público verifica el estado “hábil” del proveedor al momento de recibir ofertas y también antes de emitir una OC. Así que asegúrate de renovar tu inscripción a tiempo y subsanar cualquier observación, para no quedar fuera de una adjudicación por un trámite administrativo. Esta medida busca dar mayor confianza a los compradores, garantizando que los proveedores adjudicados no tengan inhabilidades ni antecedentes pendientes.
Reducción de exigencias de garantías: Las entidades compradoras ahora tienen límites más bajos para pedir garantías de seriedad de la oferta y de fiel cumplimiento. En las licitaciones, solo podrán exigir garantía de seriedad (boleta de garantía o vale vista) cuando el monto estimado supere las 5.000 UTM (unos ~$335 millones) y por un valor máximo de 3% de la licitación. Esto es un cambio significativo respecto a la práctica anterior, donde incluso compras pequeñas a veces pedían garantías costosas. Para los proveedores, especialmente pymes, significa menos barreras financieras para hacer negocios con el Estado. En cuanto a la ejecución, si tu contrato requiere garantía de fiel cumplimiento, esa obligación se mantendrá (y deberás entregarla antes de la emisión de la OC o firma de contrato según lo indiquen las bases), pero al menos las licitaciones pequeñas ya no debieran pedir garantía de seriedad, disminuyendo el riesgo de perder dinero en caso de rechazos de OC o problemas en la adjudicación.
Ficha del Comprador y transparencia de pago: ChileCompra incorporó recientemente una Ficha del Comprador visible en la plataforma, donde se muestran indicadores de cada organismo público comprador: días promedio de pago, cantidad de reclamos de proveedores, litigios en el Tribunal de Contratación Pública, historial de compras, entre otros. Esta información es muy útil para los proveedores, ya que te permite conocer de antemano la reputación o comportamiento del organismo con el que podrías contratar. Por ejemplo, si ves que una entidad X tiene un promedio de pago de 45 días y varios reclamos por demora, podrías tomar precauciones adicionales (ej. prever flujo de caja) al trabajar con ellos. Esta mayor transparencia busca mejorar la rendición de cuentas y darte herramientas para gestionar mejor tus relaciones con el Estado.
Plan Anual de Compras: Las instituciones públicas deben publicar un Plan Anual de Compras que planean realizar durante el año. Si bien esto es más una referencia de planificación que un aspecto operativo de la orden de compra, conviene mencionarlo. Para ti como proveedor, revisar los planes anuales de los organismos te puede ayudar a anticipar futuras oportunidades de negocio y prepararte con tiempo (por ejemplo, ajustando stocks, certificaciones, etc.). Un proveedor informado puede adelantarse a las necesidades del Estado, lo que redunda en participaciones más exitosas y eventualmente en órdenes de compra concretadas con mayor facilidad.
En síntesis, el ecosistema de Mercado Público está en constante evolución. Las reformas recientes tienden a simplificar procesos (orden de compra como contrato en más casos), aumentar la participación de pymes y mejorar la transparencia y seguridad. Mantente actualizado leyendo las noticias oficiales de ChileCompra y participando en instancias de capacitación, para aprovechar estos cambios en favor de tu gestión comercial con el Estado.
Consejos Prácticos para una Gestión Eficiente y Segura de Órdenes de Compra
A continuación, te brindamos algunos consejos prácticos y buenas prácticas para manejar tus órdenes de compra de manera eficiente y sin contratiempos, asegurando una relación positiva con los organismos del Estado:
Mantén tu registro al día: Verifica periódicamente el estado de tu empresa en el Registro de Proveedores de ChileCompra. Renueva la inscripción anualmente y presenta cualquier documento requerido (ej.: declaraciones juradas) en tiempo y forma. Un proveedor inhábil podría perder adjudicaciones o no poder recibir OCs, así que es esencial estar siempre habilitado. Igualmente, mantén actualizados tus datos de contacto y bancarios en Mercado Público, para recibir notificaciones y pagos sin demoras.
Revisa la plataforma con frecuencia: No dependas solo del correo electrónico. Ingresa regularmente a tu cuenta en Mercado Público para comprobar si tienes nuevas órdenes o comunicaciones. Esto es especialmente importante si ganaste una licitación recientemente; muchas entidades emiten la OC pocos días después de adjudicar, y mientras no la aceptes, el proceso no avanza. Una revisión proactiva evita que se acumulen órdenes sin gestionar.
Verifica la autenticidad de las órdenes recibidas: Lamentablemente, ha habido intentos de fraude donde terceros ajenos envían órdenes de compra falsas a proveedores incautos, buscando estafar (por ejemplo, retirando mercadería sin pagar). Para evitar fraudes, ChileCompra recomienda guiarse siempre por la información publicada en mercadopublico.cl y cotejar cualquier documento físico o correo que te llegue con lo que aparece en la plataforma oficial. En caso de duda, ingresa el código de la OC en el buscador público de Mercado Público para confirmar su existencia y detalles. Nunca entregues productos únicamente con una orden en papel o PDF enviada por correo, sin validar que efectivamente fue emitida por el organismo en el sistema.
Lee cada orden con detenimiento antes de aceptar: Puede sonar obvio, pero en la práctica la premura ha llevado a errores. Verifica que la OC contenga todos los datos correctamente (producto, cantidad, precio, condiciones). Presta atención a campos como la fecha de entrega comprometida o los plazos de pago, ya que son elementos que impactan tu flujo de trabajo y caja. Si algo no coincide con tu oferta (por ejemplo, te adjudicaron 100 unidades pero la orden dice 1.000, o aparece un ítem distinto), no lo pases por alto. Comunica inmediatamente al comprador el error y utiliza el mecanismo de rechazo con justificación para que lo corrijan. Es mejor un pequeño atraso por enmendar la orden, que aceptar términos incorrectos que luego no podrás cumplir o que generen disputas.
Acepta con agilidad, pero solo cuando estés seguro: Una vez verificada la orden, no demores su aceptación. Aceptar pronto la OC permite iniciar antes la entrega y el proceso de pago. Sin embargo, no sientas presión de aceptar a ciegas; primero confirma internamente que podrás cumplir con lo solicitado en tiempo y forma. Si tu cadena de suministro tiene algún inconveniente inesperado (por ejemplo, tu proveedor se retrasó), evalúa si aún así lograrás cumplir. De ser necesario, conversa con el organismo para acordar ajustes o, en última instancia, rechazar la OC antes de quedar mal más adelante. La clave es la comunicación: las entidades públicas valoran la seriedad y transparencia.
No inicies la entrega sin la orden aceptada: Reiteramos este punto porque es crucial: no despaches productos ni ejecutes servicios sin haber aceptado la orden de compra. La OC aceptada es tu respaldo legal. Si entregas algo sin OC aceptada, podrías quedar en un limbo jurídico (riesgo de no poder cobrar, o de que te cambien condiciones). Además, los sistemas financieros del Estado difícilmente procesarán un pago si la orden está pendiente de aceptación. Protégete cumpliendo el procedimiento tal cual.
Cumple con lo pactado y documenta la entrega: Honra los plazos y condiciones establecidos. Si prometiste entrega en 5 días, organiza tu logística para lograrlo. Asegúrate de que los productos entregados o servicios realizados correspondan exactamente a lo ofertado (mismas marcas, especificaciones, calidades). Al momento de la entrega, lleva registros: firma de recepción en la guía de despacho, fotografías si aplican, o correos de conformidad por parte del cliente. Estos documentos de respaldo complementan la recepción conforme en el sistema y te protegen ante eventuales reclamos.
Monitorea la “Recepción Conforme”: Tras la entrega, verifica que el comprador registre la recepción conforme en Mercado Público. Algunos organismos lo hacen de inmediato, otros pueden tardar unos días mientras revisan técnicamente lo recibido. Si ves que pasan varios días y la OC sigue en estado Aceptada sin avances, considera enviar un mensaje cordial consultando si requieren información adicional para hacer la recepción. Sin recepción conforme, el proceso de pago no iniciará, así que es de tu interés que se realice oportunamente. La Guía para Registro de Recepción Conforme del sistema indica claramente cómo el comprador debe proceder en la plataforma dipres.gob.cl, por lo que no debiera haber excusas para omitir este paso.
Factura cuanto antes y correctamente: Emitir la factura electrónica pronto después de la recepción conforme ayudará a acortar los tiempos de pago. Incluye en la factura el número de Orden de Compra y cumple con los datos fiscales requeridos. Algunos organismos podrían requerir además que adjuntes la OC o el acta de recepción conforme en su portal financiero; infórmate si el comprador utiliza algún sistema extra (por ejemplo, SIGFE o portales propios de facturación). Mientras más preciso y completo sea el documento de cobro, menos posibilidades de rechazos o devoluciones de factura habrá.
Utiliza las herramientas de seguimiento de pago: No dudes en ingresar al módulo de gestión de facturas y pagos de Mercado Público para chequear el estado de tus facturas. Allí podrás ver si la factura fue aceptada por el organismo (un paso formal en la plataforma del Servicio de Impuestos Internos) y si se ha generado la orden de pago. En caso de demoras excesivas, haz uso de la opción de reclamo por pago atrasado. Esta queda registrada y presiona al organismo a responder. Recuerda que la nueva ficha del comprador expone los reclamos, y ningún servicio quiere aparentar morosidad.
Evita cancelaciones y rechazos reiterados: Participa en licitaciones o cotizaciones solo cuando tengas la capacidad real de cumplir. Si bien siempre puedes rechazar una OC por motivos fundados, si esto ocurre repetidamente tu reputación se verá afectada. ChileCompra explícitamente señala que proveedores que no aceptan o cancelan órdenes de compra de manera masiva pueden ser suspendidos o bloqueados del sistema. Además, los compradores pueden calificar tu comportamiento en el Historial de Contratación. Un mal antecedente (como abandonar contratos) puede hacer que otros organismos en el futuro descarten tus ofertas. En cambio, un historial de cumplimiento y seriedad abre puertas a nuevas oportunidades.
Fomenta una buena comunicación con el comprador: Mantén siempre una actitud profesional y dialogante con la contraparte pública. Ante cualquier duda sobre la OC o durante la ejecución, comunícate con el encargado de la compra (sus datos suelen venir en la orden). Resolver preguntas a tiempo evita malentendidos. Informar proactivamente cualquier eventualidad (ejemplo: “una de las partidas se atrasará 1 día por un problema logístico, pero entregaremos a tiempo el resto”) genera confianza. Recuerda que tras concluir el contrato, el organismo evaluará tu desempeño y ese registro podrá ser visto por otros compradores. Construir una relación de confianza puede significar que el mismo organismo cuente contigo en futuras compras menores (tratos directos) o te recomiende con colegas de otras reparticiones.
Capacítate y mantente informado: Por último, aprovecha los recursos de capacitación de ChileCompra (cursos, manuales, centro de ayuda) para fortalecer tus conocimientos en gestión de órdenes de compra y compras públicas en general. Las reglas pueden cambiar con nuevas leyes o actualizaciones de la plataforma, por lo que mantenerse al día te dará ventaja. Ser un proveedor informado y capacitado se traduce en gestiones más ágiles y seguras.
Conclusión
En resumen, las órdenes de compra en Mercado Público son el puente entre la adjudicación y la ejecución efectiva de un negocio con el Estado. Para las empresas proveedoras, dominar el proceso de emisión, recepción y gestión de las OCs es indispensable para tener éxito en el mercado público. Hemos visto que una orden de compra bien gestionada –desde su revisión detallada, aceptación oportuna, cumplimiento riguroso, hasta la cobranza final– asegura no solo el pago correspondiente, sino que sienta las bases de una relación contractual sólida y de confianza con los organismos públicos.
Conocer tus obligaciones y derechos como proveedor te permite actuar con seguridad. Asimismo, estar al tanto de las últimas normativas (como las reformas de la Ley de Compras Públicas de 2024) te ayuda a aprovechar beneficios (por ejemplo, la simplificación contractual vía orden de compra) y a cumplir con nuevos requisitos (registro hábil de proveedores, etc.). Al aplicar las buenas prácticas y consejos de seguridad descritos –como verificar siempre la autenticidad de las órdenes y mantener una comunicación fluida con el comprador–, minimizas riesgos de fraude o incumplimiento.
En el dinámico mundo de las compras públicas, la eficiencia y la transparencia son tus mejores aliadas. Cada orden de compra aceptada y ejecutada con éxito es una oportunidad para crecer como proveedor del Estado, demostrando tu profesionalismo y fortaleciendo la reputación de tu empresa. ¡Prepárate, infórmate y gestiona tus órdenes de compra con confianza, para que el Estado se convierta en uno de tus mejores clientes!.
En definitiva, entender y optimizar el manejo de las órdenes de compra en Mercado Público te permitirá desarrollar una gestión comercial más segura, eficiente y fructífera en el sector público, contribuyendo al cumplimiento de tus metas empresariales mientras satisfaces las necesidades del Estado de forma responsable.
